Datenschutzerklärung für das Kundenportal

1. Verantwortliche Stelle

AS Financial Services GmbH
Gustav-König-Straße 20
96515 Sonneberg

Telefon: 03675 42520
E-Mail: son@as-fs.de

Portal-Ansprechpartner: Mirko Fischer, m.fischer@as-fs.de, 0170 3174031

2. Welche Daten verarbeitet werden

Abhängig vom gewählten Bereich verarbeiten wir Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zum Beratungsanliegen, zu Verträgen, Fahrzeugen, Immobilien, Energieversorgung, Tieren, Einkommen und Altersvorsorge sowie hochgeladene Dokumente. Im Gesundheitsfragebogen werden außerdem besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsangaben, verarbeitet.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, Terminvereinbarung, Vorbereitung einer Beratung, Tarifprüfung, Risikovoranfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind – je nach Anliegen – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und bei Gesundheitsdaten Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Technisch erforderliche Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Hosting und sichere Übermittlung

Das Kundenportal wird über OpenAI-Dienste bereitgestellt. Formulardaten werden in einer geschützten Datenbank, Dokumente in einem nicht öffentlich zugänglichen Objektspeicher abgelegt. Der Abruf ist nur über den geschützten Verwaltungsbereich möglich. Gesundheitsangaben werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert. Für mögliche Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums werden die vertraglich vorgesehenen Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse, eingesetzt.

Weitere Informationen: OpenAI Data Processing Addendum.

5. Benachrichtigungen

Bei einer neuen Anfrage kann eine E-Mail über Mailjet beziehungsweise Sinch oder eine Web-Push-Mitteilung versendet werden. Interne Eingangsbenachrichtigungen enthalten keine Namen, Dokumente, Gesundheits-, Einkommens- oder Vertragsdaten, sondern nur die Art der Anfrage und eine Vorgangsnummer. Für Push-Benachrichtigungen wird eine technische Gerätekennung gespeichert, bis die Anmeldung widerrufen oder technisch ungültig wird.

6. Empfehlungsprogramm

Für ein freiwillig eingerichtetes Empfehlungskonto speichern wir Name, Mobilnummer, einen zufällig erzeugten Empfehlungscode, die Zugangs-PIN in geschützter Form, Punktestand, Empfehlungsstufen sowie Anmelde- und Sicherheitsinformationen. Code und PIN werden bei der Einrichtung angezeigt und können im geschützten Verwaltungsbereich durch die AS Finanzwerkstatt erneut per WhatsApp bereitgestellt werden. Die empfohlene Person sieht keine Kontaktdaten des Empfehlungsgebers. Der Empfehlungsgeber erhält keine Angaben zu Beratungsinhalten, Verträgen oder persönlichen Entscheidungen der empfohlenen Person.

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und die Löschung des Empfehlungskontos verlangt werden. Der Zugang wird nach mehreren fehlerhaften PIN-Eingaben vorübergehend gesperrt.

7. Nutzungsstatistik der Rechner

Beim Herunterladen oder Teilen einer Rechner-Auswertung beziehungsweise beim erstmaligen aktiven Ausführen eines Vergleichs wird eine interne Nutzungsstatistik aktualisiert. Gespeichert werden der Zeitpunkt, der Rechnertyp, die ausgeführte Aktion und gegebenenfalls eine kurze Ergebniszusammenfassung. Falls in einem Rechner ein Name angegeben wurde, wird dieser vor der Speicherung automatisch auf den Vornamen und den ersten Buchstaben des Nachnamens gekürzt, zum Beispiel „Mirko F.“. Bei nur einem angegebenen Namen wird lediglich dessen Anfangsbuchstabe gespeichert. Kontaktdaten werden für diese Statistik nicht gespeichert.

Die Verarbeitung dient der Reichweitenmessung und bedarfsgerechten Verbesserung unseres Rechnerangebots auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Statistikdaten werden nach zwölf Monaten automatisch gelöscht. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

8. Empfänger

Zugriff erhalten nur die mit der Bearbeitung betrauten Personen und eingesetzte technische Dienstleister. Eine Weitergabe an Versicherer, Versorgungsunternehmen oder andere Produktpartner erfolgt nur, soweit dies für die gewünschte Prüfung, Beratung oder Antragstellung erforderlich ist oder Sie hierzu eingewilligt haben.

9. Speicherdauer und Löschung

Portal-Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie zur Bearbeitung der Anfrage benötigt werden. Nach Übernahme der erforderlichen Unterlagen in die reguläre Kunden- beziehungsweise Beratungsakte und Abschluss der Bearbeitung wird die Portal-Kopie regelmäßig gelöscht. Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für die anschließende Beratung bleiben unberührt. Eine frühere Löschung kann verlangt werden, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe entgegenstehen.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

11. Freiwilligkeit

Die Nutzung des Kundenportals ist freiwillig. Alternativ können Sie uns telefonisch oder per E-Mail kontaktieren. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben kann die jeweilige Anfrage möglicherweise nicht bearbeitet werden.