Datenschutzerklärung für das Kundenportal

1. Verantwortliche Stelle

Mirko Fischer
Einzelunternehmer und Betreiber dieses Kundenportals
Gustav-König-Straße 20
96515 Sonneberg

Telefon: 0170 3174031
E-Mail: m.fischer@as-fs.de

Mirko Fischer ist selbstständiger Vertriebspartner der AS Financial Services GmbH. Die AS Financial Services GmbH ist nicht allein aufgrund dieser Zusammenarbeit Betreiberin des Kundenportals.

2. Welche Daten verarbeitet werden

Abhängig vom gewählten Bereich verarbeiten wir Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zum Beratungsanliegen, zu Verträgen, Schäden, Fahrzeugen, Immobilien, Energieversorgung, Tieren, Einkommen und Altersvorsorge sowie hochgeladene Dokumente. In Gesundheits-, Zahn-, Berufsunfähigkeits- und vergleichbaren Fragebögen werden außerdem besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsangaben, verarbeitet. Wir erhalten diese Daten grundsätzlich unmittelbar von Ihnen durch Ihre Eingabe oder Ihren Upload.

Beim technischen Aufruf fallen außerdem Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Fehler- und Sicherheitsprotokolle an. Wir verwenden keine Analyse- oder Marketing-Cookies.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, Terminvereinbarung, Vorbereitung einer Beratung, Tarifprüfung, Risikovoranfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen verarbeitet. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine Funktion freiwillig und nicht zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, stützen wir sie auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Gesundheitsdaten verarbeiten wir nur aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Technischer Betrieb, Missbrauchsschutz und interne, datensparsame Nutzungsstatistiken beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Bestätigung, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben, ist keine pauschale Einwilligung in beliebige Verarbeitungen oder Weitergaben. Eine gesonderte Einwilligung wird nur dort eingeholt, wo sie als Rechtsgrundlage erforderlich ist, insbesondere bei Gesundheitsdaten und freiwilligen Zusatzfunktionen.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Bei Widerruf einer Gesundheitsdaten-Einwilligung kann die darauf gestützte Prüfung oder Risikovoranfrage nicht fortgeführt werden.

4. Hosting und technischer Betrieb

Das Kundenportal wird über OpenAI-Dienste und deren technische Infrastruktur bereitgestellt. Die Domain wird über IONOS verwaltet. Formulardaten werden in einer zugriffsgeschützten Datenbank, Dokumente in einem nicht öffentlich zugänglichen Objektspeicher abgelegt. Gesundheitsangaben werden zusätzlich anwendungsseitig verschlüsselt gespeichert. Zugriffe auf den Verwaltungsbereich sind authentifizierungspflichtig.

Bei Dienstleistern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder einem Zugriff von dort erfolgt die Übermittlung nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen: OpenAI Data Processing Addendum.

5. Benachrichtigungen

Bei einer neuen Anfrage kann eine E-Mail über Mailjet beziehungsweise Sinch oder eine Web-Push-Mitteilung über den Push-Dienst des verwendeten Browsers beziehungsweise Betriebssystems versendet werden. Interne Eingangsbenachrichtigungen enthalten keine Namen, Dokumente, Gesundheits-, Einkommens- oder Vertragsdaten, sondern nur Art, Zeitpunkt und Vorgangsnummer. Für Push-Benachrichtigungen wird eine technische Abonnement- beziehungsweise Gerätekennung gespeichert, bis die Anmeldung widerrufen oder technisch ungültig wird.

Terminbestätigungen werden über Mailjet/Sinch an die angegebene E-Mail-Adresse versandt und enthalten Name, Terminart, Zeitpunkt, Thema und Vorgangsnummer. E-Mails sind regelmäßig nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Bitte tragen Sie deshalb keine Gesundheitsdaten oder vertraulichen Dokumentinhalte in das freie Terminnotizfeld ein.

Weitere Informationen: Datenschutz bei Mailjet/Sinch und Auftragsverarbeitungsbedingungen.

6. Empfehlungsprogramm

Für ein freiwillig eingerichtetes Empfehlungskonto speichern wir Name, Mobilnummer, einen zufällig erzeugten Empfehlungscode, die Zugangs-PIN in geschützter Form, Punktestand, Empfehlungsstufen sowie Anmelde- und Sicherheitsinformationen. Code und PIN werden bei der Einrichtung angezeigt und können durch den Portalbetreiber im geschützten Verwaltungsbereich erneut per WhatsApp bereitgestellt werden. Die empfohlene Person sieht keine Kontaktdaten des Empfehlungsgebers. Der Empfehlungsgeber erhält keine Angaben zu Beratungsinhalten, Verträgen oder persönlichen Entscheidungen der empfohlenen Person.

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und die Löschung des Empfehlungskontos verlangt werden. Der Zugang wird nach mehreren fehlerhaften PIN-Eingaben vorübergehend gesperrt.

Trägt ein Empfehlungsgeber Daten einer anderen Person ein, werden diese nur verarbeitet, wenn die betroffene Person anwesend ist, die Daten selbst freigibt und die Kontaktaufnahme wünscht. Datenschutzfreundlicher ist der persönliche Empfehlungslink, über den die empfohlene Person ihre Daten selbst eingibt.

7. Nutzungsstatistik der Rechner

Beim Herunterladen oder Teilen einer Rechner-Auswertung beziehungsweise beim erstmaligen aktiven Ausführen eines Vergleichs wird eine interne Nutzungsstatistik aktualisiert. Gespeichert werden der Zeitpunkt, der Rechnertyp, die ausgeführte Aktion und gegebenenfalls eine kurze Ergebniszusammenfassung. Falls in einem Rechner ein Name angegeben wurde, wird dieser vor der Speicherung automatisch auf den Vornamen und den ersten Buchstaben des Nachnamens gekürzt, zum Beispiel „Mirko F.“. Bei nur einem angegebenen Namen wird lediglich dessen Anfangsbuchstabe gespeichert. Kontaktdaten werden für diese Statistik nicht gespeichert.

Die Verarbeitung dient der Reichweitenmessung und bedarfsgerechten Verbesserung unseres Rechnerangebots auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Statistikdaten werden nach zwölf Monaten automatisch gelöscht. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

8. Terminbuchung und Apple iCloud

Zur Ermittlung freier Zeiten werden die ausgewählten iCloud-Kalender serverseitig über CalDAV auf Belegungen geprüft. Besucher sehen nur, ob ein Zeitraum frei oder belegt ist; Titel, Teilnehmer und Inhalte vorhandener Termine werden nicht angezeigt. Ganztägige Ereignisse werden nicht als Belegung berücksichtigt.

Bei einer Buchung werden Name, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Terminart, Thema, freiwillige Hinweise, Zeitpunkt und Vorgangsnummer in der Portal-Datenbank gespeichert und als Kalendereintrag in Apple iCloud angelegt. Empfänger ist insoweit Apple. Informationen zur Datenverarbeitung bei Apple finden Sie in der Apple-Datenschutzrichtlinie.

9. Lokale Speicherung, E-Mail und WhatsApp

Wenn Sie eine Rechner-Auswertung ausdrücklich auf diesem Gerät speichern, werden die eingegebenen Werte im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt. Auch funktional erforderliche Sitzungsinformationen des geschützten Verwaltungsbereichs und Bearbeitungsstände einzelner interaktiver Seiten können lokal auf dem jeweiligen Gerät gespeichert werden. Sie können diese Daten über die Browser-Einstellungen löschen.

Das Kundenportal setzt derzeit keine Analyse- oder Marketing-Cookies und bindet keine entsprechenden Tracking-Dienste ein. Deshalb ist aktuell keine Einwilligung in optionale Cookies und kein Cookie-Einwilligungsbanner erforderlich. Sollten künftig einwilligungspflichtige Dienste hinzukommen, werden diese erst nach Ihrer vorherigen Auswahl geladen und diese Hinweise entsprechend aktualisiert.

Beim Betätigen einer Teilen-Schaltfläche für E-Mail oder WhatsApp wird die vorbereitete Nachricht an die von Ihnen gewählte Anwendung übergeben. Erst Ihre weitere Nutzung der Anwendung führt zur Verarbeitung durch Ihren E-Mail- oder WhatsApp-Anbieter. Bitte prüfen Sie den Inhalt vor dem Versand und teilen Sie keine vertraulichen Gesundheits- oder Vertragsdaten über unsichere Kanäle.

10. Einsatz von KI

Die technische Bereitstellung des Kundenportals über OpenAI bedeutet nicht, dass Ihre Formularangaben, Dokumente oder Gesundheitsdaten automatisch durch ein generatives KI-Modell ausgewertet werden. Im Portal findet derzeit keine direkte Interaktion mit einem KI-System und keine automatisierte Einzelentscheidung oder Profilbildung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Sollte künftig eine KI-gestützte Verarbeitung von Kundendaten eingeführt werden, erfolgt dies nicht auf Grundlage dieser allgemeinen Hinweise. Vor der Aktivierung werden Zweck, Anbieter, Datenarten, Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherdauer und gegebenenfalls Drittlandübermittlung gesondert geprüft und transparent beschrieben.

11. Empfänger

Bei einem Formular mit Vermittlerauswahl entscheidet der Kunde, wer die Anfrage bearbeiten soll. Ohne Auswahl eines festen Betreuers wird die Anfrage dem Hauptzugang von Mirko Fischer zugeordnet. Bei Auswahl eines namentlich bezeichneten Betreuers wird sie diesem zur Bearbeitung zugeordnet. Mirko Fischer kann als Portalbetreiber und zentrale Verwaltung auf die im Portal gespeicherten Anfragen zugreifen, soweit dies für Betrieb, Zuordnung, Unterstützung und Nachweis erforderlich ist.

Ist der ausgewählte Betreuer ein selbstständiger Vertriebspartner der AS Financial Services GmbH, erhält er die Anfrage zur eigenverantwortlichen Bearbeitung und informiert bei der ersten geschäftlichen Kontaktaufnahme über seine Identität und Datenschutzverantwortung. Ist der ausgewählte Betreuer bei der AS Financial Services GmbH angestellt, erhält die AS Financial Services GmbH die Anfrage und bearbeitet sie durch den ausgewählten Mitarbeiter.

Für Vergleich, Berechnung, Beratung, Risikovoranfrage, Angebotserstellung oder Antragstellung können die hierfür erforderlichen Daten außerdem an Versicherer, Versorgungsunternehmen, Kreditinstitute, Vergleichs- und Abwicklungsplattformen sowie sonstige vom Kunden gewünschte Produktpartner übermittelt werden. Diese Empfänger verarbeiten die übermittelten Daten regelmäßig in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Gesundheitsdaten werden nur im Rahmen der ausdrücklich erteilten Einwilligung übermittelt.

Als technische Dienstleister werden insbesondere OpenAI für Hosting und Plattformbetrieb, Mailjet/Sinch für E-Mail-Versand sowie Apple für gebuchte Kalendereinträge eingesetzt. Sie erhalten Daten nur, soweit dies für die jeweilige technische Leistung erforderlich ist.

12. Speicherdauer und Löschung

Anfrage- und Uploaddaten werden im Portal bis zum Abschluss der Bearbeitung und der Übernahme erforderlicher Inhalte in die reguläre Kunden- beziehungsweise Beratungsakte gespeichert und anschließend im Rahmen festgelegter Löschroutinen entfernt. Termin- und Empfehlungsdaten werden bis zur Abwicklung des jeweiligen Zwecks, einem Widerruf oder einem berechtigten Löschverlangen gespeichert. Gesetzliche Dokumentations-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten für eine anschließende Beratung, Vermittlung oder Vertragsbetreuung bleiben unberührt. Rechner-Nutzungsstatistiken werden nach zwölf Monaten automatisch gelöscht.

Technische Protokolle werden nur so lange vorgehalten, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz erforderlich ist. Konkrete Fristen können sich ändern, wenn ein Sicherheitsvorfall aufgeklärt oder ein Rechtsanspruch nachgewiesen werden muss.

13. Ihre Rechte und Beschwerderecht

Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zur Ausübung Ihrer Rechte gegenüber dem Portalbetreiber genügt eine Nachricht an m.fischer@as-fs.de. Nach der Weitergabe an einen ausgewählten Vermittler oder eine Gesellschaft können Rechte zusätzlich unmittelbar gegenüber dem jeweiligen Empfänger ausgeübt werden.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, Telefon 0361 57-3112900, E-Mail poststelle@datenschutz.thueringen.de, tlfdi.de.

14. Pflichtangaben und Freiwilligkeit

Die Nutzung des Kundenportals ist freiwillig. Alternativ können Sie uns telefonisch oder per E-Mail kontaktieren. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben kann die jeweilige Anfrage möglicherweise nicht bearbeitet werden.